Articolazione degli uffici
Obblighi di pubblicazione concernenti l'organizzazione delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano le informazioni e i dati concernenti la propria organizzazione, corredati dai documenti anche normativi di riferimento. Sono pubblicati, tra gli altri, i dati relativi:
a) agli organi di indirizzo politico e di amministrazione e gestione, con l'indicazione delle rispettive competenze;
b) all'articolazione degli uffici, le competenze di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici;
c) all'illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati, dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni grafiche;
d) all'elenco dei numeri di telefono nonchè delle caselle di posta elettronica istituzionali e delle caselle di posta elettronica certificata dedicate, cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta inerente i compiti istituzionali.
Nota:
Direzione Affari Generali
Competenze
La DIREZIONE AFFARI GENERALI provvede agli adempimenti ed agli strumenti operativi atti a garantire la correttezza dei processi amministrativi interni di carattere generale:
- assicura il supporto organizzativo e amministrativo per le attività della Direzione generale e all’Organo di Governo;
- gestisce l’Unità cui afferisce il sistema di qualità aziendale;
- gestisce le attività conferite dalla Governance per l’Internal Auditing ed è di supporto all’Organismo di Vigilanza, per lo sviluppo di un sistema di governo dell’impresa caratterizzato dal rispetto delle norme di legge, regolamentari ed interne, da trasparenza e correttezza, in modo da corrispondere alle aspettative della proprietà e di tutti gli altri portatori di interessi;
- attua in uno con la Governance e con L’Organismo di Vigilanza un modello organizzativo e gestionale che deve consentire di sviluppare sistemi di controllo interno in grado di assicurare il raggiungimento degli obiettivi strategici ed operativi e garantire, in particolare, l’impresa dal rischio di incorrere in pesanti sanzioni come conseguenza di comportamenti,da parte di singoli soggetti appartenenti all’impresa, che possano raffigurare i reati previsti dal D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 e s.m.i..
- assicura il Segretariato dell’Organo di Governo con le attività di gestione relative tra cui la raccolta delle proposte e della documentazione da sottoporre all’Organo di Governo, con la redazione dei verbali dell’Organo di Governo e di assemblea e la conservazione degli atti relativi.
- cura i rapporti di flussi informativi tra la Governance, la Direzione Generale, il Collegio Sindacale e L’organismo di Vigilanza.
La Direzione AFFARI GENERALI comprende:
L’Unita’ Organizzativa INTERNAL AUDITING
- Sovrintende alla corretta esecuzione ed al miglioramento delle attività di auditing secondo le procedure determinate dall’Organo di Governo connesse al D.Lgs 231/01 e alle successive modifiche ed integrazioni, in tema di responsabilità di impresa;
- Partecipa insieme all’Organismo di Vigilanza all’applicazione ed il miglioramento dei processi di controllo dei rischi di corporate governance, al fine di contribuire all’aumento di efficacia ed efficienza della intera organizzazione;
- Individua e propone iniziative ovvero prescrizioni, in uno con l’Organismo di Vigilanza atte alla diminuzione dei rischi riconducibili alle fattispecie previste dal D.Lgs. 231/01 e s.m.i., il tutto quale supporto operativo per tutte le competenze dell’Organismo;
- Collabora alla elaborazione dei budget relativamente alle funzioni proprie dell’Unita e dell’Organismo di Vigilanza nel rispetto dei principi contenuti nel Regolamento di Organizzazione Gestione e Controllo;
- Contribuisce alla fase di progettazione di nuove procedure individuando l’esigenza di aggiornamento di nuovi modelli;
- Svolge le attività di Segreteria dell’Organismo di Vigilanza, oltre che con la tenuta del supporto documentale, anche con le ulteriori attività previste nel regolamento di Organizzazione Gestione e Controllo;
- Coadiuva l’O.d.V. nella redazione dei verbali di seduta;
- Coadiuva l’O.d.V. nella redazione delle modifiche al Codice Etico e di Comportamento e nell’acquisizione dei flussi informativi.
L’Unita’ Organizzativa QUALITA’
- Collabora con le strutture aziendali per l’impostazione di un sistema di verifica e indicatori di servizio;
- Analizza e segnala le eventuali anomalie riscontrate e le cause proponendo azioni correttive;
- Svolge funzioni di audit, sul rispetto delle procedure e degli standard fissati e elabora le norme e le procedure esecutive e di controllo che formeranno il manuale qualità AMAT;
- attiva e mantiene il sistema di rilevazione delle statistiche del movimento e delle manutenzioni.
L’Unita’ Organizzativa AFFARI GENERALI
- Gestisce le attività di amministrazione degli autisti e degli uscieri delle Direzioni e del centralino aziendale oggi call center;
- Cura lo smistamento della documentazione aziendale sovrintendendo al protocollo generale ed all’inoltro anche tramite PEC della corrispondenza;
- Gestisce l’archivio informatico degli atti in protocollazione;
- Partecipa alla pubblicazione degli atti di competenza dell’Organo di Governo;
- Acquisisce e predispone la documentazione inerente l’attività dell’Organo di Governo, e ne cura l’attività di segretariato;
- Gestisce le attività conseguenti le riunioni di Governo e Assembleari curando il flusso informativo necessario verso le Direzioni destinatarie o gli Uffici del Comune;
- Predispone dove necessario la corrispondenza per conto dell’Amministratore e del Direttore Generale per le interlocuzioni con gli Uffici di Controllo dell’Ente gerente nelle materie di competenza della Direzione.
